Bürotipps und Urlaub

Der Urlaub ist vorbei und der liebe Alltag ist da. Sommerurlaub adé. Während man selbst auf dem Flamingo am Pool bei einem Gläschen Watermelon Margarita gesonnt hat und hie und da ins Wasser gesprungen ist, ist im Office der Alltag weitergegangen und  so sind einige Dinge liegen geblieben. Ich weiß nicht wie es bei euch ist, aber ich brauche so 2,5 Wochen Urlaub um wirklich wieder zurück ins Büro zu wollen. Davor entspanne ich mich nicht. Ein Ideal-Urlaub ist eigentlich 3 Wochen lang – danach bin ich wie neu und möchte unbedingt “endlich wieder” arbeiten. Als Selbständige schaue ich natürlich auch im Urlaub täglich in meine E-mails. Ich bearbeite sie aber nicht, außer sie sind dringend. Dann leite ich sie weiter oder antworte auch selbst. Alle anderen E-mails werden von mir mit unterschiedlichen Kennzeichen markiert, so dass ich gleich weiß um was ich mich bei meiner Rückkehr kümmern muss. Trotzdem sammeln sich tausende E-Mails in meinem Posteingang während ich sie nicht bearbeite. Grundsätzlich halte ich mich an eine “10 E-Mails Policy” daher es dürfen immer nach einem Arbeitstag maximal 10 unbearbeitete E-mails in meinem Posteingang sein. Ich gehöre auch zu denen ich versuchen keine E-Mail zwei mal zu öffnen und schon gar nicht ohne gleich etwas da mit zu tun sie wieder schließen. Und wenn es nur die Eintragung in mein Projektmanagement System ist.

Vorbereitung auf den Urlaub im Büro

Wenn ich weiß, dass ich auf Urlaub fahren werde, informiere ich meine Kunden mit denen ich gerade aktiv arbeite immer so bald wie nötig. Vor allem wenn ich noch Dinge von ihnen brauche, dann versuche ich das möglichst zwei Tage vor meinem Urlaub noch zu erhalten, damit ich es noch bearbeiten kann. Was ich auch mache: Ich bin schon zwei Tage vor meiner Abreise offiziell auf Urlaub. Nur jene die noch etwas brauchen, wissen dass meine Abwesenheitsnotiz nur dafür da ist, nicht mehr Workload zu haben, sondern den vorhandenen abzubauen. Auch meine Mitarbeiterin, weiß das und übernimmt schon die Dinge als ob ich nicht da wäre. Das brauche ich um alles vorzubereiten und auch richtig auf Urlaub fahren zu können. Ich habe in meinen Anfängen in der Selbständigkeit den Fehler gemacht dass nicht so zu machen. Die Folge waren Urlaubstage am Computer und furchtbar frustrierende Momente wegen schlechten Internetverbindungen in der Karibik oder an einem sonstigen Strand an dem es einfach nur himmlisch ist. Ein Fehler, aber man lernt aus seinen Fehlern Gott sei Dank. Und so bin ich heute immer offiziell schon eher auf Urlaub und kann noch in Ruhe meine Dinge abarbeiten , bzw, delegieren.

 

Urlaub & E-Mails

Während dem Urlaub sehe ich eigentlich immer Montag / Mittwoch / Freitag in meine E-Mails und markiere jene die wichtig sind. Wenn es wirklich dringend ist, bekomme ich eine Mitteilung von meiner Kollegin oder einen Anruf. Ich lösche dann auch gleich alles was ich sicher nicht lesen werde, wenn ich zurück bin wie z.B Newsletter und sonstige Dinge beim überfliegen keine Inhalte haben die mich interessieren. Damit habe ich in so 30 Minuten schnell mal alles sortiert. Wenn es mal wichtig ist, dann bearbeite ich das schnell. Aber sonst ist das dann recht entspannt.

Zurück in der Arbeit -Langsam wieder im Büro einleben

Wenn ich das erste Mal meinen Computer nach dem Urlaub anwerfe, finde ich eine Menge E-Mails die markiert und sortiert sind. Wenn ich alles richtig gemacht habe, dann sind sie schon nach Prioritäten gereiht und ich kann einfach alles abarbeiten. Prioritäten sind wichtig, weil sonst wartet jemand der für mich wichtig ist zu lange auf eine Antwort. Bis zum Ende der Woche sind dann diese ganzen E-Mails bearbeitet und erledigt. Daneben ist mein Projektmanagement-Tool das mir immer sagt was ich wann zu tun habe. Da sehe ich mir dann einfach an was in den Projekten während meiner Abwesenheit so weitergegangen ist, schreibe gleich hinein wenn ich Fragen habe und hänge E-Mails an die dazu passen. Außerdem sehe ich mir alles an was noch hinzugefügt worden ist, damit ich genau weiß was los ist. Das braucht alles Zeit, aber die ist richtig investiert. In 2 Tagen weiß ich wieder wo wir stehen und was zu  tun ist.

 

7 Tipps wie du wie nach dem Urlaub deine Arbeit voll organisiert hast

 

  1. Plane deinen Urlaub so, dass du wirklich den Computer (eigentlich) Zuhause lassen kannst
  2. Bevor es los geht, solltest du darauf achten eine Zero Inbox zu haben, damit schon jeder eine Abwesenheitsnotiz erhält
  3. Stelle die Abwesenheitsnotiz schon eher ein oder teile allen mit dass du auf Urlaub fährst, damit auch jeder nochmal nachfragen kann was er von dir braucht.
  4. Schaue auch im Urlaub mal in deine E-Mails. Der Xte Instagram Post ist zwar super, aber wenn du die Zeit einfach auch mal in die Emails investierst, wirst du am ersten Arbeitstag nicht erschlagen.
  5. Markiere deine E-Mails “on the go” auch nach Prioritäten dann weißt du gleich was du zu tun hast, wenn du die ersten Stunden im Büro bist.
  6. Wenn dir im Flieger zurück in die Heimat langweilig ist, arbeite deine E-Maisl ab anstatt das Leben anderer auf Social Media zu verfolgen – du wirst es dir am Montag danken
  7. Starte den ersten und zweiten Arbeitstag mit so wenig Terminen wie möglich um die E-Mail Flut abzuarbeiten und dich auf den letzten Stand deiner Projekte zu bringen. Für Letzteres macht der Griff zum Telefon anstatt einer E-Mail mehr Sinn

Ready!

Ein kleiner Tipp noch: Wer oft mit repetitiven Antworten zu tun hat: Textexpander macht das Leben leichter 😉 

 

 

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